Fotomagnesy na pikniku firmowym Inter Europol

Kontekst: doroczny piknik firmowy

Inter Europol co roku organizuje piknik integracyjny dla swoich pracowników i ich rodzin. Tym razem firma chciała, żeby uczestnicy — dorośli i dzieci — nie tylko dobrze się bawili, ale też zabrali ze sobą coś, co zostanie z nimi na dłużej: spersonalizowaną pamiątkę z logo firmy.

Wyzwanie

Na terenie firmy pojawiło się jednego dnia ok. 2000 osób. Przy takiej skali sama atrakcja to za mało — trzeba było rozwiązać kilka konkretnych problemów organizacyjnych:

• obsłużyć bardzo dużą liczbę gości bez wielogodzinnych kolejek do ścianki zdjęciowej,
• zapewnić sprawiedliwy dostęp do magnesu każdemu uczestnikowi — niezależnie, o której godzinie dotarł na piknik,
• zaangażować też najmłodszych gości — dzieci pracowników.

Rozwiązanie: ścianka zdjęciowa, druk na żywo i fair queue

Na terenie pikniku uruchomiliśmy stanowisko fotomagnesów drukowanych na żywo — tym razem w większej, rozbudowanej wersji sprzętowej niż kompaktowy set-up, jaki zabraliśmy na przykład na targi do Paryża. Nasz pracownik robił gościom zdjęcie przy ściance, a autorska aplikacja automatycznie nakładała ramkę z logo Inter Europol. Gotowy magnes wychodził z drukarki w ok. 30 sekund.

Duże zainteresowanie sprawiło, że w trakcie dnia wprowadziliśmy dodatkową funkcję: goście mogli przesyłać własne zdjęcia z telefonu, ale z niewielkim opóźnieniem i limitem kilku zdjęć naraz — oba parametry ustalane na bieżąco przez organizatora. Dzięki temu fair queue pozwoliło rozłożyć ruch równomiernie w czasie i dało każdemu uczestnikowi realną szansę na odebranie magnesu, bez zdominowania kolejki przez najbardziej aktywnych gości.

Dla najmłodszych uczestników — dzieci pracowników — przygotowaliśmy dodatkowo maskotki, z którymi mogły robić sobie zdjęcia, co uczyniło piknik atrakcją dla całych rodzin.

Logistyka: własny sprzęt na terenie klienta

Na piknik dojechaliśmy własnym transportem, z pełnym zestawem sprzętu — w tym większą gablotką i rozbudowanym set-upem, dopasowanym do skali wydarzenia. 2000 uczestników to znacznie więcej niż kompaktowa wersja, jaką stosujemy np. na targach zagranicznych. Całość działała sprawnie przez cały dzień, mimo bardzo dużego natężenia ruchu.

Rezultaty

• ok. 2000 magnesów wydrukowanych w ciągu jednego dnia,
• autorski fair queue zapewnił sprawiedliwy dostęp do magnesu mimo ogromnego zainteresowania,
• pamiątki z logo firmy trafiły na lodówki setek pracowników — długoterminowy efekt employer brandingowy,
• dzieci pracowników miały dodatkową atrakcję dzięki maskotkom.

Fotomagnesy z logo firmy zamieniły piknik w wydarzenie, które zostało z pracownikami na dłużej — dosłownie, bo zawisło na ich lodówkach.

Duża skala tego wydarzenia — 2000 uczestników w ciągu jednego dnia — była dla nas sporym wyzwaniem logistycznym, z którym poradziliśmy sobie dzięki własnemu sprzętowi, doświadczonej ekipie i rozwiązaniu fair queue wprowadzonemu na bieżąco. To była nasza pierwsza wspólna realizacja z Inter Europol.